Der Kantonsrat hat am 13. September 2010 ein vom damaligen Kantonsrat Roger Sträuli, Rehetobel, und Mitunterzeichnenden eingereichtes Postulat für erheblich erklärt, mit welchem der Regierungsrat beauftragt wurde, die Gemeindestrukturen von Appenzell Ausserrhoden zu analysieren. Der Regierungsrat hat in der Folge der Erteilung eines Analyse- und Berichtsauftrags an das Kompetenzzentrums für Public Management (KPM) der Universität Bern zugestimmt.

Am 1. Juli 2011 fand ein Startworkshop statt. Eingeladen wurden die Gemeindepräsidien und Gemeindeschreibenden, das erweiterte Büro des Kantonsrates, der Postulant, die Mitglieder des Regierungsrates und einige wenige vom Thema speziell betroffene Personen der kantonalen Verwaltung. Der Bericht des KPM wurde im 1. Quartal 2012 eingereicht und am 1. Juni 2012 den Gemeinden, Mitgliedern des Kantonsrates und der kantonalen Verwaltung sowie den Medien vorgestellt.

Am 18. März 2013 hat der Kantonsrat das Postulat abgeschrieben. Unter dem Titel "Optimierung Gemeindestrukturen" hat der Regierungsrat in Aussicht gestellt, das von ihm favorisierte Vorgehen und die aufgezeigten Handlungsoptionen von einer breit abgestützten Kommission weiter vertiefen und Vorschläge für das weitere Vorgehen erarbeiten zu lassen.

Der Regierungsrat hatte diese Kommission im Mai 2013 eingesetzt. Diese war unter dem Vorsitz des damaligen Regierungsrates Jürg Wernli paritätisch unter Einbezug von Kantons- und Gemeindevertretungen zusammengesetzt und wurde von externen Fachexperten begleitet. Die Vertretungen der Gemeinden in der Kommission wurden von der Gemeindepräsidenten- und der Gemeindeschreiberkonferenz delegiert. Die Kommission hatte den Auftrag, einen Vorschlag für das weitere Vorgehen in thematischer und zeitlicher Hinsicht für eine Optimierung der Gemeindestrukturen auszuarbeiten und dem Regierungsrat bis Juni 2014 vorzulegen.

Die Mitglieder der Kommission haben sich eingehend mit dem Auftrag des Regierungsrates auseinandergesetzt. Die Kommission legte dem Regierungsrat ihren Schlussbericht vom 11. Juni 2014 vor und unterbreitete darin acht Empfehlungen.

Der Regierungsrat nahm am 19. August 2014 den Schlussbericht mit den Empfehlungen zur Kenntnis. Er beauftragte dann eine Projektgruppe unter Leitung des damaligen Departements Inneres und Kultur, die Empfehlungen der Kommission bis im Mai 2015 auf Verfassungs- und Gesetzesebene umzusetzen. Die weiteren Projektarbeiten haben sich in der Folge aber wegen zusätzlicher Abklärungen verzögert.

Aufgrund des Handlungsbedarfs in verschiedenen Bereichen sprach sich der Regierungsrat am 17. Dezember 2015 für eine Totalrevision der Kantonsverfassung aus. Die Planung geht davon aus, dass auf der Basis der totalrevidierten Verfassung anschliessend verschiedene Gesetzgebungsarbeiten, die zur Zeit hängig sind - und dazu gehören auch die Arbeiten für eine Optimierung der Gemeindestrukturen - weiterbearbeitet werden können. Das Projekt ist daher seither sistiert.

Die Abstimmung zum Grundsatzbeschluss über die Totalrevision der Kantonsverfassung fand am 4. März 2018 statt. Das Stimmvolk von Appenzell Ausserrhoden unterstützte die Totalrevision der Kantonsverfassung mit 72,5 % Ja-Stimmen.

Am 20. März 2018 reichte ein Initiativkomitee, bestehend aus neun Mitgliedern, die Volksinitiative „Starke Ausserrhoder Gemeinden“ ein. Die Initiative ist in der Form einer ausgearbeiteten Vorlage ausgestaltet. Sie verlangt eine Änderung der Kantonsverfassung,
- wonach die Gemeinden in der Verfassung nicht mehr aufgezählt werden,
- wonach bestimmt wird, dass der Kanton Zusammenschlüsse von Gemeinden fördert und unterstützt und das Gesetz das Nähere regelt und
- wonach der bisherige Bestand und das bisherige Gebiet der Gemeinden weiterhin gelten bis zum Inkrafttreten eines entsprechenden Gesetzes.

Anlässlich seiner Sitzung vom 25. Februar 2019 erklärte der Kantonsrat die Volksinitiative für gültig. Er hat sie an den Regierungsrat zurückgewiesen mit dem Auftrag, einen direkten Gegenvorschlag auszuarbeiten.

Am 20. August 2020 unterbreitete der Regierungsrat drei Varianten für einen Gegenvorschlag zur Volksinitiative „Starke Ausserrhoder Gemeinden“ zur Vernehmlassung bis zum 5. November 2020.

Mit Bericht und Antrag vom 11. Mai 2021 unterbreitete der Regierungsrat dem Kantonsrat einen Gegenvorschlag zur Volksinitiative.

Anlässlich seiner Sitzung vom 21. Februar 2022 stimmte der Kantonsrat dem Gegenvorschlag des Regierungsrates zu. Der Gegenvorschlag wurde um einen Eventualantrag erweitert. Die Volksinitiative und der Gegenvorschlag (mit Eventualantrag) unterstanden bis 25. März 2022 der Volksdiskussion.