Die Appenzell Ausserrhoder Archivgesetzgebung verpflichtet die Gemeinden, eigene Archive zu führen. Gemäss dem Prinzip, dass jede staatliche Ebene eigenständig für die Archivierung ihrer Unterlagen besorgt ist, übernimmt das Staatsarchiv keine kommunalen Archivalien. 

Das Staatsarchiv Appenzell Ausserrhoden berät archivpflichtige öffentliche Organe in Fragen der Aktenführung und Archivierung und unterstützt sie mit Hilfsmitteln bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen.

Im Jahr 2017 veröffentlichte das Staatsarchiv die "Richtlinien für kommunales Archivgut", welche die zu erhaltenden Dokumente festlegen.